Guide utilisateur

Réunions vidéo

Les réunions vidéo MaxiPBX permettent d'organiser des visioconférences depuis le softphone. Vous créez des salles personnelles, invitez des collègues internes ou des invités externes, et utilisez une suite complète d'outils collaboratifs (réactions, partage d'écran, tableau blanc, sondages, co-visionnage, enregistrement…).

Le média audio/vidéo transite par le serveur SFU central, jamais par le PBX. La visio s'ouvre dans une page dédiée (nouvel onglet) afin que le softphone (appels, chat, historique) reste accessible en parallèle.

Deux familles de salles coexistent :

La salle classique (vue 1-à-1 audio/vidéo, contrôles libellés) — utilisée notamment pour un invité connecté en mode appel.
La salle multi-participants (galerie vidéo, chat intégré, salle d'attente, hub d'outils) — l'expérience complète de réunion de groupe.

Accéder aux réunions

Ouvrez la section Réunions du softphone. Elle affiche :

Élément	Détails
Titre	« Réunions »
Sous-titre	« Tes salles de réunion personnelles. »
Bouton Créer (en haut à droite)	Ouvre la fenêtre de création d'une salle.
Panneau Réunions planifiées	Bandeau supérieur dédié à la planification (voir plus bas).
Liste des salles	Une carte par salle personnelle.

État vide

Si aucune salle n'existe, un encart centré affiche :

Titre : « Aucune réunion »
Description : « Crée une salle quand tu veux inviter des participants. »
Bouton « Créer une réunion ».

Créer ou rejoindre une réunion

Créer / modifier une salle

Le bouton Créer (ou Modifier sur une carte) ouvre une fenêtre. Titre : « Nouvelle réunion » en création, « Modifier la réunion » en édition. Sous-titre : « Les paramètres avancés non modifiables sont affichés en lecture seule. »

Champ	Type	Obligatoire	Valeur par défaut	Détails
Nom	Texte	Oui	vide	Nom de la salle. Espace de saisie : « Réunion équipe ». Si vide à l'envoi : erreur « Indique un nom de réunion. »
Garder cette réunion	Interrupteur	Non	Activé	Aide : « La salle reste disponible après la fin des appels. » Active le mode Persistante (salle permanente) ; désactivé = salle Temporaire.

Boutons : Annuler (ferme sans enregistrer) et Enregistrer. Le bouton Enregistrer reste désactivé tant que le nom est vide. Messages de confirmation : « Réunion créée » ou « Réunion mise à jour ».

La carte d'une salle

Chaque salle est présentée sous forme de carte :

Élément	Détails
Nom de la salle	Tronqué si trop long. Valeur de repli : « Réunion ».
Identifiant	Affiche « Ext. {numéro} » si une extension existe, sinon les 8 premiers caractères de l'identifiant.
Badge Persistante / Temporaire	Indique le type de salle.
Bouton Rejoindre la réunion	Ouvre la salle vidéo dans un nouvel onglet.
Bouton Copier invitation	Copie un texte d'invitation prêt à coller (désactivé si le lien invité n'est pas prêt).
Accès interne	Numéro d'extension à composer depuis un poste MaxiPBX, ou « — ».
Accès invité	Badge Prêt (lien disponible) ou Non configuré.
Lien d'invitation	Affiche l'URL invité avec un bouton Copier le lien (icône copie) et un bouton Ouvrir (ouvre dans un nouvel onglet). Si indisponible : « Lien non disponible ».
Badge d'accès	Accès validé (autorisation requise) ou Accès direct.
Bouton Modifier (crayon)	Ouvre la fenêtre d'édition.
Bouton Supprimer (corbeille)	Demande confirmation.

Texte d'invitation copié

Le bouton Copier invitation place dans le presse-papiers :

Rejoins la réunion {nom} : {url}

Depuis un téléphone MaxiPBX, compose : {extension}

Si l'invitation n'est pas disponible, un message d'erreur s'affiche : « Invitation invité indisponible. »

Supprimer une salle

La confirmation indique « Supprimer {nom} ? » avec l'avertissement :

La suppression coupe les participants actuellement présents dans cette réunion.

Bouton de confirmation : Supprimer. Message : « Réunion supprimée ».

Participants en direct (sur la carte)

Sous chaque carte, un bloc liste les participants connectés (rafraîchi toutes les 5 secondes) :

Élément	Détails
Compteur	« Aucun participant » / « 1 participant » / « N participants ».
État vide	« Personne dans la réunion. »
Par participant	Nom (et numéro), plus l'état Micro coupé / Micro ouvert.
Bouton Retirer	Expulse le participant de la salle. Confirmation : « Participant retiré ».

Demandes d'entrée (si l'accès est validé)

Quand la salle exige une validation (Accès validé), un second bloc liste les demandes :

Élément	Détails
Compteur	« Aucune demande en attente » / « N demandes en attente ».
État vide	« Aucune demande d'entrée. »
Par demande	Nom de l'invité (ou « Invité ») et statut : En attente, Accepté, Refusé.
Bouton Accepter (✓)	Autorise l'invité. Message : « Invité accepté ».
Bouton Refuser (✗)	Rejette l'invité. Message : « Invité refusé ».

Réunions planifiées

Le panneau Réunions planifiées (en haut de la section) gère les réunions datées, récurrentes et leurs invitations e-mail.

Élément	Détails
Titre	« Réunions planifiées » (icône calendrier).
Bouton Planifier	Ouvre le formulaire de planification.
État vide	« Aucune réunion planifiée. »

Liste des réunions planifiées

Chaque entrée affiche le titre, la date/heure formatée, la durée (en « min »), un badge de récurrence (si définie) et un badge du nombre d'invités (si > 0), avec les actions :

Bouton	Condition	Détails
Envoyer les invitations (enveloppe)	Au moins un invité	Envoie les e-mails. Message : « Invitations envoyées : {envoyées} (échecs : {échecs}) ». Sans invité : « Aucun invité à notifier ».
Télécharger l'invitation (.ics) (téléchargement)	Toujours	Télécharge un fichier `.ics` à importer dans un agenda.
Modifier (crayon)	Toujours	Rouvre le formulaire pré-rempli.
Supprimer (corbeille)	Toujours	Confirmation « Supprimer « {titre} » ? » → « Cette réunion planifiée sera supprimée. »

Formulaire de planification

Titre : « Planifier une réunion » (ou « Modifier la réunion planifiée »). Sous-titre : « Définis l'horaire, la récurrence et les invités. »

Champ	Type	Obligatoire	Valeur par défaut	Détails
Titre	Texte	Oui	vide	Espace de saisie : « Point d'équipe hebdomadaire ». Sans titre : erreur « Le titre est requis ».
Début	Date et heure	Oui	vide	Sélecteur date/heure. Sans date : « La date est requise ». Date invalide : « Date invalide ».
Durée	Liste	Oui	30 min	Choix : 15, 30, 45, 60, 90, 120 min.
Récurrence	Liste	Oui	Ponctuelle	Choix : Ponctuelle, Quotidienne, En semaine, Hebdomadaire, Mensuelle.
Salle de réunion	Liste	Non	Aucune	Associe une salle existante (pour fournir le lien invité). Option « Aucune (créer un lien plus tard) ».
Invités	Zone de texte	Non	vide	Espace de saisie : « alice@exemple.com, bob@exemple.com ». Aide : « Adresses e-mail séparées par des virgules ou des espaces. » Les doublons et adresses invalides sont ignorés.
Description	Zone de texte	Non	vide	Texte libre ajouté à l'invitation.

Boutons : Annuler et Enregistrer. Confirmation : « Réunion planifiée enregistrée ».

Écran de pré-connexion (sélection des périphériques)

Avant d'entrer dans la salle multi-participants, un écran de pré-connexion (façon visioconférence grand public) permet de vérifier son matériel.

Élément	Type	Détails
Titre / sous-titre	Texte	Contexte de la réunion (« Prêt à rejoindre ? »).
Aperçu caméra	Prévisualisation	Affiche le rendu de votre caméra avant d'entrer.
Microphone	Sélecteur	Choix du micro à utiliser.
Caméra	Sélecteur	Choix de la caméra à utiliser.
Votre nom	Texte	Nom affiché aux autres. Obligatoire pour un invité (le bouton reste bloqué tant qu'il est vide).
Activation micro / caméra	Interrupteurs	Permettent d'entrer micro et/ou caméra coupés.
Bouton Rejoindre	Action	Entre dans la salle avec les périphériques choisis.

Vos choix de périphériques sont mémorisés et réutilisés au prochain accès. Ils définissent la capture par défaut une fois en salle.

Contrôles de la salle

La salle classique présente la vidéo distante en grand, votre caméra en incrustation (avec l'étiquette Vous), et une rangée de boutons clairement libellés (icône + texte). Quand la vidéo est coupée, un avatar avec vos initiales s'affiche au-dessus de la mention Réunion audio.

Bouton	États	Détails
Micro	« Couper le micro » / « Activer le micro »	Active ou coupe votre micro. Erreur : « Impossible de changer le micro ».
Caméra	« Activer la caméra » / « Couper la caméra »	Active ou coupe votre caméra. Erreur : « Erreur activation vidéo ».
Partage d'écran	« Partager l'écran » / « Arrêter le partage »	Diffuse votre écran. Erreur : « Erreur partage d'écran ».
Flou d'arrière-plan	« Flou d'arrière-plan » / « Désactiver le flou »	Floute votre fond. Désactivé tant que la caméra est coupée ; sinon « Active d'abord la vidéo ».
Plein écran	« Plein écran » / « Quitter le plein écran »	Bascule la vue en plein écran.
Quitter	—	Quitte la réunion (bouton rouge).

Dans la salle multi-participants, la galerie vidéo, le chat intégré, le partage d'écran et la disposition sont fournis par le moteur de visioconférence. Les contrôles micro/caméra/partage/quitter s'y trouvent dans la barre native ; les fonctions avancées passent par le menu Outils.

Dans la salle multi-participants, un bouton unique Outils (au centre, au-dessus de la barre de contrôle) ouvre un menu regroupant toutes les fonctions collaboratives. Une pastille rouge signale une attente (mains levées ou salle d'attente).

En haut du menu, une rangée de réactions rapides est toujours disponible. Les options de modération (en bas, séparées par un trait) ne s'affichent que pour l'hôte.

Outil	Visible par	Détails
Réactions	Tous	Emojis : 👍 ❤️ 😂 🎉 👏 👋.
Lever la main / Baisser la main	Tous	Bascule votre main levée.
Flou d'arrière-plan / Désactiver le flou	Tous (si pris en charge)	Floute votre fond pendant le rendu.
Partager un fichier	Tous	Ouvre le sélecteur de fichier.
Tableau blanc	Tous	Ouvre/ferme le tableau blanc partagé.
Participants	Hôte	Ouvre le panneau de modération (badge = nombre en attente).
Créer un sondage	Hôte	Lance un sondage / Q&R.
Co-visionnage	Hôte	Partage une vidéo synchronisée.
Enregistrer / Arrêter l'enregistrement	Hôte	Démarre/arrête l'enregistrement.

Réactions

Cliquez sur un emoji : il s'envoie à toute la salle et remonte à l'écran pendant quelques secondes. Les réactions sont éphémères et visibles par tous.

Lever la main

Bascule votre état « main levée ». Une bannière haute (« ✋ + noms ») affiche en continu les personnes ayant la main levée. L'état est synchronisé, y compris pour les participants qui rejoignent en retard.

Flou d'arrière-plan

Aspect	Détails
Disponibilité	L'option n'apparaît que si le navigateur prend en charge le traitement vidéo.
Fonctionnement	Détecte votre silhouette et floute le décor en arrière-plan.
Réapplication	Le flou se réapplique automatiquement si la caméra est republiée.
Limites	Performances meilleures avec un GPU. Optimal sur Chrome/Edge ; plus lent ailleurs.

Le premier chargement télécharge le modèle de segmentation. Comptez quelques secondes au tout premier usage.

Partage de fichiers

Aspect	Détails
Envoi	Sélectionnez un fichier ; il est envoyé directement aux participants. Confirmation : « Fichier envoyé ».
Taille max	50 Mo. Au-delà : « Fichier trop volumineux (max 50 Mo) ».
Réception	Une notification « {fichier} partagé par {expéditeur} » propose un bouton Télécharger (visible 15 s).
Échec	« Échec de l'envoi du fichier ».

Tableau blanc

Surface de dessin partagée, synchronisée en direct entre tous les participants.

Élément	Détails
Palette de couleurs	Noir, rouge, bleu, vert, orange. Cliquez pour choisir la couleur du trait.
Dessin	Tracez à la souris ou au doigt ; les traits apparaissent chez tous en temps réel.
Tout effacer (gomme)	Efface le tableau pour tout le monde.
Fermer le tableau (✗)	Ferme le tableau (les traits restent conservés et réapparaissent à la réouverture).

Sondages et Q&R

L'hôte lance un sondage ; chaque participant vote ; les résultats se mettent à jour en direct. Le changement de vote est pris en compte ; les arrivants tardifs voient le sondage au prochain vote/relance.

Créer un sondage (réservé à l'hôte) :

Champ	Type	Obligatoire	Détails
Question	Texte	Oui	Espace de saisie : « Votre question… ». Sans question : « Saisis une question ».
Options	Texte (×N)	2 minimum	« Option 1 », « Option 2 »… Ajouter une option (jusqu'à 6). Croix pour retirer (au-delà de 2). Moins de 2 options remplies : « Ajoute au moins 2 options ».

Boutons : Annuler et Lancer.

Pendant le vote, le panneau affiche la question, chaque option avec sa barre de progression et son pourcentage (votre choix marqué d'un ✓), et le total « N vote(s) ». L'hôte peut Clôturer le sondage (mention « Sondage terminé »), ce qui fige les votes.

Visionnage partagé (co-visionnage)

L'hôte partage l'URL d'une vidéo et pilote la lecture (lecture/pause/avance) ; tout le monde est synchronisé. L'hôte rediffuse régulièrement l'état pour resynchroniser les arrivants tardifs.

Élément	Détails
Lien de la vidéo	URL directe d'une vidéo (mp4/webm). Espace de saisie : « https://…/video.mp4 ». URL invalide : « Lien vidéo invalide ».
Boutons	Annuler et Lancer.
Lecteur	Affiché en haut de la salle, avec les contrôles vidéo. Bouton Arrêter (✗) pour fermer chez tous.

Les participants (hors hôte) suivent la lecture de l'hôte : leur lecteur se cale automatiquement sur la position et l'état de lecture.

Modération (hôte)

Le panneau Participants (option Participants du menu Outils) regroupe la gestion de la salle. Il s'ouvre à droite de l'écran.

Salle d'attente

Élément	Détails
Section Salle d'attente	Liste les invités en attente d'admission.
Bouton Admettre (✓)	Autorise l'invité à publier audio/vidéo. Message : « Invité admis ».
Bouton Refuser (✗)	Rejette l'invité (le retire). Message : « Participant retiré ».
Notification automatique	Dès qu'un invité arrive, une notification actionnable « {nom} souhaite rejoindre » apparaît (même panneau fermé), avec les actions Admettre et Refuser (visible 30 s).

Participants actifs

Élément	Détails
Section Participants ({nombre})	Liste les participants pouvant publier. Une main levée est signalée par ✋. État vide : « Aucun autre participant. »
Bouton Demander de partager l'écran	Envoie une demande au participant. Message : « Demande envoyée ». Le destinataire reçoit « {nom} vous demande de partager votre écran » avec un bouton pour démarrer.
Bouton Couper le micro	Coupe le micro du participant (désactivé si déjà coupé).
Bouton Retirer	Expulse le participant. Message : « Participant retiré ».

En cas d'échec d'une action de modération : « Action impossible ».

Salle d'attente et admission

Du côté invité non encore admis, un écran d'attente s'affiche :

Titre : « Salle d'attente »
Message : « L'organisateur va vous laisser entrer dans un instant. »

L'invité entre micro coupé tant qu'il n'est pas admis (il ne peut pas publier). Une fois admis par l'hôte, il accède aux contrôles complets.

Enregistrement et consentement

Aspect	Détails
Démarrer	Option Enregistrer du menu Outils (hôte). Message : « Enregistrement démarré ».
Arrêter	Option Arrêter l'enregistrement. Message : « Enregistrement arrêté ».
Indicateur permanent	Tant que l'enregistrement est actif, une bannière rouge « Enregistrement en cours » (avec point clignotant) est visible par tous les participants.
Échec	« Action impossible ».

Consentement : l'indicateur « Enregistrement en cours » visible par tous joue le rôle d'avertissement. Conformément à la réglementation, informez et obtenez l'accord des participants avant d'enregistrer. En cas de doute sur vos obligations, contactez support@maxipbx.ch.

Invités et liens

Sujet	Détails
Lien d'invitation	Chaque salle dispose d'une URL invité dédiée (page d'accès invité). L'invité saisit son prénom sur la page de pré-connexion.
Accès interne	Les collaborateurs internes rejoignent via l'extension de la salle depuis un poste MaxiPBX, ou via le bouton Rejoindre la réunion.
Sécurité	L'accès invité est prouvé par un jeton sécurisé propre à la salle. Le média passe par le SFU central, jamais par le PBX.
Disponibilité	Si le lien n'est pas encore prêt, le badge affiche « Non configuré » et le bouton de copie est désactivé.
Validation d'accès	Si la salle est en Accès validé, l'invité attend l'admission de l'hôte (voir Salle d'attente). En Accès direct, il entre immédiatement.

Chat et participants

Dans la salle multi-participants :

La galerie vidéo affiche tous les participants ; la qualité s'adapte automatiquement à votre connexion (seul ce qui est affiché est transmis en haute qualité).
Le chat texte intégré est accessible depuis la barre native de la salle ; les messages sont partagés avec l'ensemble des participants.
Le partage d'écran d'un participant s'affiche en grand pour tous.
Le flou d'arrière-plan est appliqué localement à votre flux et ne consomme pas de bande passante supplémentaire.

Besoin d'aide pour les réunions vidéo ? Consultez https://help.maxipbx.ch ou écrivez à support@maxipbx.ch.