Guide utilisateur

Contacts et historique

Cette page décrit en détail les deux panneaux du softphone MaxiPBX dédiés aux personnes et aux appels : Contacts (recherche et gestion des contacts, toutes sources confondues) et Historique (journal des appels). Chaque onglet, champ, bouton, état et message y est documenté.

Astuce : un appel n'est possible que si le softphone est enregistré (état SIP registered). Quand ce n'est pas le cas, les boutons d'appel des contacts internes et de l'historique sont désactivés.

Le panneau Contacts

Le panneau Contacts unifie plusieurs sources : collègues internes, annuaire(s) d'entreprise, contacts personnels, favoris et sources externes (Google, Office 365, LDAP, CSV).

Barre de recherche

En haut du panneau se trouve un champ de recherche, identifié par une icône de loupe.

Champ	Type	Obligatoire	Détails
Recherche	Texte	Non	Libellé indicatif : `Rechercher nom, numéro, email (toutes sources)`. Filtre la liste de l'onglet actif. La recherche porte sur le nom, le numéro fixe, le mobile, le numéro professionnel et l'email.

La recherche n'est pas sensible à la casse. Le filtrage est effectué localement, sauf dans l'onglet Tout où la saisie déclenche aussi une recherche unifiée côté serveur (à partir d'un caractère).

Les onglets

Les onglets se trouvent juste sous la recherche. Ils sont défilables horizontalement sur petit écran.

Onglet	Libellé	Contenu
Tout	`Tout`	Recherche unifiée dans toutes les sources.
Internes	`Internes`	Collègues du même client, avec présence en temps réel.
Entreprise	`Entreprise`	Annuaire(s) d'entreprise du client.
Perso	`Perso`	Vos contacts personnels (création / modification / suppression).
Favoris	`Favoris`	Contacts marqués d'une étoile.

Les badges de source

Dans les listes unifiées, chaque contact porte un petit badge de source indiquant son origine. Il est coloré pour être repérable d'un coup d'œil.

Source (code)	Libellé affiché	Origine
`wazo`	`Interne`	Collègue interne au client.
`personal`	`Perso`	Contact personnel.
`phonebook`	`Entreprise`	Annuaire d'entreprise.
`google`	`Google`	Contacts Google synchronisés.
`office365`	`O365`	Contacts Office 365 / Microsoft 365.
`ldap`	`LDAP`	Annuaire LDAP de l'organisation.
`csv`	`CSV`	Import CSV.
`csv_ws`	`CSV web`	Source CSV distante (web service).

Les actions sur un contact

Chaque ligne de contact propose, selon le contexte :

Appeler : icône de combiné verte. Lance immédiatement un appel vers le numéro principal du contact (numéro fixe, sinon mobile, sinon numéro professionnel). Libellé d'accessibilité : Appeler.
Favori : icône d'étoile. Active ou retire le contact des favoris. L'étoile est pleine et dorée quand le contact est favori, grise sinon.

Si un contact n'a aucun numéro, l'appel affiche le message Pas de numéro pour ce contact. En cas d'échec technique, le message Erreur appel est affiché.

Marquer un favori

Cliquer sur l'étoile bascule l'état du favori. Le changement est appliqué immédiatement à l'écran (mise à jour optimiste), puis confirmé :

Favori ajouté lorsque le contact devient favori ;
Favori retiré lorsqu'il est retiré ;
Impossible de modifier ce favori en cas d'erreur (l'étoile revient alors à son état précédent).

L'état favori est reconnu sur toutes les sources : un même contact identifié par sa source, son numéro ou son email apparaît comme favori partout où il est listé.

Onglet « Tout »

Cet onglet agrège, en une seule liste dédoublonnée : collègues internes, annuaire(s) d'entreprise, contacts personnels et résultats de recherche externes.

Avant toute saisie : message d'invitation Tape un nom ou un numéro pour rechercher dans toutes les sources (internes, annuaire entreprise, perso, Google, Office 365…).
Pendant le chargement : Recherche….
Aucun résultat : Aucun résultat pour « <votre saisie> ».
Erreur de chargement : Impossible de charger les contacts. suivie du détail technique de l'erreur.

Chaque ligne affiche l'avatar, le nom (ou (sans nom) à défaut), le badge de source, le numéro principal, le mobile préfixé m. s'il diffère du principal, et l'email (avec une icône d'enveloppe) le cas échéant.

Onglet « Internes »

Liste les collègues du même client. La liste se rafraîchit automatiquement toutes les 30 secondes pour refléter la présence.

Indicateur de présence

Une pastille de couleur est superposée à l'avatar :

Couleur	État	Signification
Verte	`available`	Disponible.
Orange	`away`	Absent.
Grise	`unavailable`	Indisponible (valeur par défaut si aucun état).

Groupement par département

Les collègues sont regroupés par département. L'en-tête de chaque groupe affiche la pastille de couleur du département, son nom et le nombre de membres. Les collègues sans département sont placés dans un groupe Sans département, toujours affiché en dernier. Le groupement n'apparaît que s'il existe plusieurs groupes.

Chaque ligne affiche le nom complet, l'extension au format ext. <numéro>, le bouton Favori et le bouton Appeler (désactivé si le softphone n'est pas enregistré).

Transférer un appel en cours par glisser-déposer

Pendant un appel, vous pouvez glisser l'appel depuis l'interface d'appel et le déposer sur un collègue de cet onglet pour effectuer un transfert direct (transfert aveugle).

À l'approche, la ligne cible se met en surbrillance et affiche Transférer ici avec une flèche.
Au dépôt, un transfert est lancé vers l'extension du collègue.
Succès : Appel transféré → <extension>.
Échec : Transfert échoué (ou le message d'erreur renvoyé).

États

Chargement : Chargement….
Aucun collègue : Aucun contact interne.
Erreur : Impossible de charger les contacts. + détail.

Onglet « Entreprise »

Affiche les contacts de l'annuaire (ou des annuaires) d'entreprise du client.

Chargement : Chargement….
Aucun annuaire configuré : icône d'immeuble + titre Aucun annuaire entreprise configuré pour ce client. et indication Demande à ton admin de le créer dans les paramètres client.
Annuaire vide : Annuaire vide.
Recherche sans résultat : Aucun résultat pour « <votre saisie> ».
Erreur : Impossible de charger les contacts. + détail.

Chaque contact propose les actions Favori et Appeler.

Onglet « Perso »

Gère vos contacts personnels. C'est le seul onglet où vous pouvez créer, modifier et supprimer des contacts.

En haut de l'onglet, un bouton pleine largeur Nouveau contact perso (icône +) ouvre le formulaire de création.

États

Chargement : Chargement….
Aucun contact : Aucun contact perso.
Recherche sans résultat : Aucun résultat pour « <votre saisie> ».
Erreur : Impossible de charger les contacts. + détail.

Ligne de contact personnel

Chaque ligne affiche l'avatar, le nom complet (ou la société, ou (sans nom)), la société en sous-titre si renseignée, et le numéro principal (sinon l'email, sinon —). Trois actions sont disponibles à droite :

Modifier (icône crayon) : ouvre le formulaire pré-rempli.
Supprimer (icône corbeille rouge) : ouvre une confirmation.
Appeler (icône combiné vert) : visible uniquement si le contact a un numéro principal.

Formulaire de contact personnel

Titre Nouveau contact perso en création, Modifier le contact en édition.

Champ	Type	Obligatoire	Détails
`Prénom`	Texte	Non	Prénom du contact.
`Nom`	Texte	Non	Nom de famille.
`Société`	Texte	Non	Organisation (champ pleine largeur).
`Tél fixe`	Texte	Non	Numéro fixe. Champ monospace. Indication : `+41...`.
`Tél mobile`	Texte	Non	Numéro mobile. Champ monospace. Indication : `+41...`.
`Email`	Email	Non	Adresse e-mail (champ pleine largeur).

Aucun champ n'est individuellement obligatoire, mais le formulaire doit contenir au moins une information. Tant que tous les champs sont vides, le bouton de validation reste désactivé.

Boutons du formulaire :

Annuler : ferme sans enregistrer (réinitialise les champs).
Ajouter (création) / Mettre à jour (édition) : enregistre le contact.

Messages de confirmation :

Création : Contact ajouté.
Modification : Contact mis à jour.
En cas d'erreur, le détail renvoyé par le serveur est affiché.

Supprimer un contact personnel

Le bouton corbeille ouvre une boîte de confirmation intitulée Supprimer, avec la question Supprimer ce contact ?. Le bouton de confirmation est Supprimer, l'annulation est Annuler. Après suppression : Contact supprimé.

Onglet « Favoris »

Liste les contacts marqués d'une étoile, toutes sources confondues.

Chargement : Chargement….
Aucun favori : Aucun favori. Clique l'étoile sur un contact pour l'ajouter.
Erreur : Impossible de charger les contacts. + détail.

La recherche locale y filtre par nom, numéro et mobile.

Le panneau Historique

Le panneau Historique présente le journal des appels des 30 derniers jours (jusqu'à 500 entrées), limité à vos propres appels.

Barre de recherche

Champ	Type	Obligatoire	Détails
Filtre	Texte	Non	Indication : `Filtrer (numéro, nom)`. Filtre localement par numéro et par nom (y compris les noms enrichis par recherche inversée).

Les onglets avec compteurs

Chaque onglet affiche un compteur du nombre d'appels correspondants.

Onglet	Libellé	Contenu
Tous	`Tous`	Tous les appels.
Manqués	`Manqués`	Appels non répondus (onglet en accent rouge quand actif).
Entrants	`Entrants`	Appels reçus.
Sortants	`Sortants`	Appels émis.

États vides

Selon l'onglet sélectionné :

Tous : Aucun appel le mois dernier.
Manqués : Aucun appel manqué le mois dernier.
Entrants : Aucun appel entrant le mois dernier.
Sortants : Aucun appel sortant le mois dernier.

En cas d'erreur de chargement, le détail technique est affiché à la place de la liste.

Groupement par jour

Les appels sont regroupés par journée, du plus récent au plus ancien. L'en-tête de chaque jour affiche le libellé du jour suivi du nombre d'appels de la journée. Les jours récents portent un libellé spécial :

Aujourd'hui
Hier
Sinon, la date complète (ex. lundi 12 mai).

Icônes d'appel

Chaque ligne porte une icône indiquant le type d'appel :

Icône	Signification
Combiné barré rouge	Appel manqué (non répondu).
Flèche montante bleue	Appel sortant.
Flèche descendante verte	Appel entrant.
Combiné gris	Direction inconnue.

Ligne d'appel

Chaque ligne affiche l'avatar, le nom du correspondant (quand il est connu) suivi du numéro en plus petit, ou le numéro seul à défaut. Une icône de casque audio apparaît à droite du nom lorsqu'un enregistrement est disponible et que vous avez le droit de l'écouter.

Sous le nom, une ligne d'informations résume : l'heure (HH:mm), la durée en secondes le cas échéant, la direction, et la mention Manqué pour un appel non répondu.

Actions de la ligne :

Déplier / replier : un clic sur la ligne (chevron à droite) ouvre le détail.
Rappeler : icône de combiné vert, visible au survol. Relance un appel vers le numéro. Désactivée si le softphone n'est pas enregistré. Libellé d'accessibilité : Rappeler.

Les noms inconnus côté système sont complétés automatiquement par une recherche inversée sur le numéro (annuaire public). Le nom enrichi apparaît dès qu'il est résolu et devient aussi disponible dans le filtre.

Détail d'un appel

En dépliant une ligne, vous accédez aux informations détaillées :

Détail	Libellé	Contenu
Numéro	`Numéro`	Numéro du correspondant.
Nom	`Nom`	Nom résolu (ou `—`).
Direction	`Direction`	Sens de l'appel (entrant / sortant).
Statut	`Statut`	Statut de l'appel (répondu, manqué, etc.).
Début	`Début`	Date et heure de début (`jj.mm.aaaa hh:mm:ss`).
Durée	`Durée`	Durée de l'appel (ou `—`).
Répondu par	`Répondu par`	Pour un appel entrant répondu par un collègue (et non par vous), nom de la personne qui a décroché.

Le détail inclut aussi le parcours de l'appel (call journey), qui retrace les différentes étapes traversées par l'appel.

Écoute de l'enregistrement et transcription

Si l'appel a été enregistré et que votre rôle le permet, un lecteur audio apparaît dans le détail.

Cette fonctionnalité est conditionnée au droit can_listen_recordings. Sans ce droit, ni le lecteur audio ni la transcription ne sont accessibles. Pour l'obtenir, contactez votre administrateur (support@maxipbx.ch).

Lecteur audio : contrôles standards (lecture, pause, position, volume). L'enregistrement n'est chargé qu'à l'ouverture du détail.
Générer transcription : bouton (icône document) qui produit une transcription par IA de l'enregistrement. Pendant le traitement, le libellé devient Transcription… et le bouton est désactivé.
En cas d'échec : Impossible de générer la transcription : <détail>.
Une fois disponible, la transcription s'affiche sous le titre Transcription, texte intégral conservé tel quel (sauts de ligne préservés).

Cliquer pour appeler

Dans Contacts comme dans l'Historique, le bouton d'appel utilise le mécanisme de click-to-call : le numéro est composé immédiatement via le softphone, sans étape intermédiaire. En cas de problème, le message d'erreur précis est affiché ; à défaut, le message générique Erreur appel.

Pour le clavier de numérotation et la prise d'appel, consultez la page Passer et recevoir des appels.