Messagerie vocale

La section Messagerie vocale du softphone MaxiPBX regroupe vos messages vocaux et la gestion de vos annonces d'accueil. Elle se compose de deux blocs :

• La liste des messages vocaux : écoute directe, transcription, marquage comme lu et suppression.
• Les annonces vocales : enregistrement ou remplacement des messages d'accueil joués à vos correspondants.

Prérequis : une boîte vocale doit être active sur votre compte. Si ce n'est pas le cas, contactez votre administrateur (voir le message d'erreur plus bas).

En-tête de la page

En haut de la section figurent :

• Le titre Messagerie vocale.
• Un résumé de comptage indiquant le nombre de messages nouveaux et archivés. Le texte s'adapte automatiquement :
  • Aucun nouveau message : Aucun nouveau.
  • Un seul : 1 nouveau. Plusieurs : N nouveaux.
  • De même pour les archives : Aucun archivé, 1 archivé, N archivés.
  • Les deux parties sont séparées par un point médian, par exemple : 2 nouveaux · 5 archivés.

La liste se rafraîchit automatiquement toutes les 30 secondes. Aucune action manuelle n'est nécessaire pour voir arriver un nouveau message.

Liste des messages vocaux

Les messages sont répartis en deux groupes affichés l'un après l'autre.

Section	Libellé	Contenu
Nouveaux	Nouveaux	Messages non encore écoutés. Un badge vert indique leur nombre.
Archivés	Archivés	Messages déjà écoutés ou marqués comme lus.

La section Nouveaux n'apparaît que s'il existe au moins un message non lu ; idem pour Archivés. Les messages sont triés du plus récent au plus ancien.

Informations affichées par message

Chaque ligne de message présente les éléments suivants :

Élément	Détails
Icône	Un appel entrant pour les nouveaux messages, une icône de messagerie pour les archivés.
Numéro de l'appelant	Affiché en police à chasse fixe. Affiche ? si le numéro est inconnu.
Nom de l'appelant	Affiché à côté du numéro lorsqu'il est connu.
Date	Pour les Nouveaux : date relative (ex. « il y a 5 minutes »). Pour les Archivés : date absolue au format jour mois HH:mm. Affiche — si la date est indisponible.
Durée	Au format minutes:secondes (ex. 1:09). Affiche — si la durée est inconnue.

Lecture d'un message

• Cliquez sur le bouton Lire (icône de lecture, infobulle Lire) pour écouter le message.
• Le message est récupéré de façon sécurisée ; pendant le chargement, le bouton Lire est temporairement désactivé.
• Une fois prêt, un lecteur audio s'affiche à la place du bouton, avec les contrôles standard du navigateur : lecture/pause, barre de progression, volume et, selon le navigateur, la vitesse de lecture. La lecture démarre automatiquement.

Marquage automatique : lorsqu'un nouveau message arrive en fin de lecture, il est automatiquement déplacé vers les Archivés (marqué comme lu). Cette automatisation ne s'applique pas aux messages déjà archivés.

Transcription (Transcript IA)

• Cliquez sur le bouton de transcription (icône document, infobulle Transcrire (Whisper)) pour générer une transcription écrite du message vocal.
• Pendant le traitement, l'icône s'anime et le bouton est désactivé.
• Le texte obtenu s'affiche sous le message, dans un encadré intitulé Transcript IA.
• Si une transcription est déjà rattachée au message par le serveur, elle est affichée directement, sans action de votre part.

La transcription est réalisée par un moteur de reconnaissance vocale (Whisper). La qualité dépend de la clarté de l'enregistrement.

Marquer comme lu

• Disponible uniquement sur les messages de la section Nouveaux.
• Cliquez sur le bouton coche (infobulle Marquer lu).
• Le message passe immédiatement dans la section Archivés. Le comptage de l'en-tête est mis à jour.

Supprimer un message

• Cliquez sur le bouton corbeille (icône rouge, infobulle Supprimer sur les nouveaux messages).
• La suppression est immédiate, sans fenêtre de confirmation préalable.
• En cas de succès, une notification Supprimé s'affiche.
• En cas d'échec, un message d'erreur renvoyé par le serveur s'affiche en notification.

La suppression est définitive. Vérifiez le message avant de le supprimer ; il n'y a pas de corbeille de récupération.

Téléchargement

L'interface ne propose pas de bouton de téléchargement dédié. Pour conserver un message, utilisez les contrôles du lecteur audio de votre navigateur : lancez la lecture, puis ouvrez le menu contextuel du lecteur (clic droit ou menu à trois points) et choisissez l'option de téléchargement proposée par le navigateur.

États particuliers de la liste

État	Affichage
Chargement	Trois lignes grisées animées (squelettes) le temps de récupérer les messages.
Liste vide	Une icône de messagerie centrée, le texte Chargement…, puis le message Aucun message vocal pour l'instant.
Boîte non configurée	Encadré d'avertissement : ⚠️ Boîte vocale non configurée pour cet utilisateur. Demande à l'admin d'en créer une. suivi du détail technique renvoyé par le serveur. Dans ce cas, contactez votre administrateur ou support@maxipbx.ch.
Erreur de lecture / transcription / suppression	Notification d'erreur reprenant le message renvoyé par le serveur.

Annonces vocales

Le bloc Annonces vocales permet d'enregistrer les messages d'accueil que vos correspondants entendent lorsqu'ils tombent sur votre boîte vocale.

Texte d'introduction affiché : Enregistre tes annonces depuis le softphone. 30s max chacune. Chaque annonce est donc limitée à 30 secondes ; au-delà, l'enregistrement s'arrête automatiquement.

Les trois types d'annonces

Annonce	Libellé	Description (quand elle est jouée)
Indisponible	Indisponible	Joué quand l'utilisateur ne décroche pas.
Occupé	Occupé	Joué quand l'utilisateur est déjà en ligne.
Nom	Nom	« Vous êtes bien chez X » avant le bip.

Chaque annonce dispose de sa propre ligne avec son libellé, sa description et ses contrôles.

Écouter l'annonce actuelle

• Si une annonce est déjà enregistrée, un lecteur audio (infobulle Annonce actuelle) permet de l'écouter avec les contrôles standard du navigateur.
• Si aucune annonce n'existe encore pour ce type, un emplacement vide est affiché à la place du lecteur.

Enregistrer une nouvelle annonce

Le déroulé d'enregistrement passe par plusieurs états :

Étape	Bouton / état	Description
Repos	Enregistrer (icône micro)	Démarre l'enregistrement depuis votre microphone.
En cours	Stop (icône carré, bouton rouge)	L'enregistrement est en cours ; cliquez pour l'arrêter. Arrêt automatique à 30 secondes.
Aperçu	Lecteur audio + Publier	Réécoutez votre enregistrement avant de le valider.
Publication	(indicateur de chargement)	L'annonce est envoyée au serveur.

Procédure :

1. Cliquez sur Enregistrer. Le navigateur peut demander l'autorisation d'accès au microphone : acceptez-la.
2. Parlez. Cliquez sur Stop pour terminer (ou laissez l'arrêt automatique à 30 s).
3. Réécoutez l'aperçu avec le lecteur audio affiché.
4. Cliquez sur Publier pour enregistrer l'annonce, ou sur la corbeille pour annuler et recommencer.

Import de fichier : l'enregistrement se fait directement au micro depuis le softphone. Il n'y a pas de bouton d'import de fichier audio existant dans cette interface.

Annuler un aperçu

À l'étape d'aperçu, le bouton corbeille (rouge) supprime l'enregistrement temporaire et revient à l'état de repos, sans rien publier.

Supprimer l'annonce actuelle

• À l'état de repos, le bouton corbeille (rouge, infobulle Supprimer l'annonce actuelle) supprime l'annonce publiée pour ce type.
• La suppression est immédiate, sans confirmation préalable.

Notifications des annonces

Situation	Message
Annonce publiée	Annonce « <libellé> » publiée
Annonce supprimée	Annonce « <libellé> » supprimée
Micro refusé / indisponible	Microphone refusé ou indisponible
Échec de publication / suppression	Message d'erreur renvoyé par le serveur ; l'aperçu est conservé en cas d'échec de publication afin de réessayer.

Si le microphone est refusé, vérifiez les autorisations de votre navigateur pour MaxiPBX, puis réessayez. En cas de problème persistant, consultez https://help.maxipbx.ch ou écrivez à support@maxipbx.ch.

Codes étoile utiles

Vous pouvez aussi gérer votre boîte vocale par téléphone à l'aide des codes étoile :

• *98 : accès à votre messagerie vocale (selon la configuration de votre installation).

Les codes disponibles peuvent varier selon votre configuration. En cas de doute, demandez-les à votre administrateur.